System TMS (Transportation Management System) służy do optymalizacji procesów zarządzania transportem. W praktyce oznacza to daleko posuniętą automatyzację planowania tras, kontroli i rozliczania kierowców (np. czas pracy, postoje czy zbaczanie z kursu), kontroli terminowości realizacji dostaw, kontroli stanów magazynowych, ale także obsługi umów, wystawiania faktur, rozliczania delegacji oraz planowania remontów. Automatyzacja procesów pozwala na podniesienie wydajności i optymalne zarządzanie transportem, a w efekcie – poprawę konkurencyjności. Podpowiadamy, jak wybrać system TMS.
Flagowym, wielokrotnie opisywanym przykładem skuteczności systemów TMS stały się rozwiązania zastosowane przez UPS. Amerykański gigant wprowadził automatyczną optymalizację tras, m.in. przez redukcję liczby skrętów w lewo. Efekt? Obniżenie rocznego zużycia paliwa o 38 milionów litrów, wzrost o 350 tysięcy liczby dostarczanych przesyłek, przy jednoczesnej redukcji floty o ponad tysiąc samochodów.
Oczywiście wszystko jest kwestią skali – tak dużych oszczędności nie zrobi spedytor dysponujący setką samochodów. Jednak zastosowanie systemu TMS ma sens nawet przy flocie liczącej kilkanaście pojazdów.
Co może system TMS?
Już najprostsze oprogramowanie klasy TMS pozwala na automatyczny import danych (np. danych kontrahenta do zlecenia), wystawianie faktur, wymianę informacji za pośrednictwem SMS, łatwe generowanie raportów i alertów (np. przypomnienia o ważnych terminach).
Jeżeli TMS zostanie zintegrowany z systemami telematycznymi, będzie np. informował na bieżąco o miejscach, w których aktualnie znajdują się pojazdy naszej floty, automatycznie zliczy czas pracy kierowców, przedstawi raport na temat zużycia paliwa, będzie monitorował proces dostarczania ładunku.
System TMS zintegrowany z programami kadrowymi będzie mógł rozliczać delegacje, planować urlopy, przypominać o koniecznych badaniach pracowniczych czy potrzebie odnowienia uprawnień.
Możliwości, jakie oferuje system TMS, są bardzo różne – od automatyzacji pojedynczych zadań po kompleksowe, w pełni zintegrowane zarządzanie większością procesów zachodzących w firmie.
Zrób audyt i uszyj na miarę
Zanim zdecydujemy się na zakup i wdrożenie konkretnego rozwiązania TMS, powinniśmy przeprowadzić audyt wewnętrzny. Jego celem jest określenie mocnych i słabych stron firmy na tle konkurencji. Przyczyną słabości może być brak jakiejś usługi (funkcjonalności) w naszej ofercie lub niski poziom jej realizacji. Audyt pozwoli też określić miejsca powstawania kosztów i sprawdzić, jak konkretne wydatki mają się do zysków.
System TMS powinien być wybrany pod kątem tych funkcjonalności. Pozwolą one na bieżący monitoring i optymalizację niewłaściwie funkcjonujących procesów biznesowych, zidentyfikowanych w trakcie audytu.
Nie zawsze spośród dostępnych na rynku rozwiązań uda się wybrać takie, które jest idealnie dopasowane do naszych potrzeb. Najlepszym rozwiązaniem, o ile pozwala na to budżet, jest system dedykowany, który będzie odpowiedzią na nasze potrzeby. Dobrze, żeby był możliwy do modyfikacji w przyszłości.
Tworzenie i wdrożenie systemu TMS powinno odbywać się w oparciu o oczekiwania i doświadczenia pracowników różnego szczebla – od zarządu firmy, po kierowców. Pracownicy różnych szczebli będą się czuli współtwórcami systemu. A to może wytworzyć produkt realnie użyteczny, a przy tym łatwiejszy do skutecznego wdrożenia.
