Właściwa eksploatacja floty transportowej może być źródłem znaczących oszczędności . Aby przeprowadzić skuteczny proces optymalizacji kosztów, trzeba je dokładnie poznać – zlokalizować obszary działalności firmy, w których wskaźnik ROI (Return On Investment, zwrot z inwestycji) jest najmniej korzystny. Najlepszym sposobem jest audyt. Można go wykonać samodzielnie lub zlecić wyspecjalizowanej firmie; przeprowadzić analizy tradycyjnymi metodami lub przy wsparciu nowoczesnych narzędzi telemetrycznych.
Audyt to rzeczowa, bezstronna analiza procesów biznesowych zachodzących w firmie, ocena jakości produktów czy świadczonych usług. Jej celem jest ustalenie realnej kondycji poszczególnych działów firmy i całej organizacji.
Nie zawsze wystarczy intuicja
W przypadku firmy spedycyjnej głównym źródłem kosztów jest eksploatacja floty. Dlatego celem audytu powinna być szczegółowa analiza wszystkich czynników wpływających na powstawanie nadmiernych kosztów eksploatacyjnych oraz poszukiwanie miejsc najbardziej podatnych na optymalizację.
Jeżeli oczekiwanym rezultatem ma być zmniejszenie kosztów ogólnych, wystarczy wyznaczyć wskaźniki i przeprowadzić cięcia, opierając się na doświadczeniu i intuicji. Sposobem uzyskania szybkich efektów jest np. ustalenie limitów zużycia paliwa i obciążanie kierowców kosztami przepałów. Takie działanie wykaże dużą skuteczność w sytuacji, gdy wcześniej nie funkcjonowały żadne limity albo zachodziło podejrzenie, że paliwo jest „wyprowadzane” z firmy.
Jednak takie cięcie kosztów stwarza duże ryzyko: uzyskując doraźne oszczędności, w dłuższej perspektywie możemy doprowadzić do zahamowania rozwoju firmy. Sposobem, by tego uniknąć, jest oparcie się na wynikach audytu – szczegółowego zestawienia kosztów amortyzacji floty, pracy kierowców, zużycia materiałów i paliw, remontów, konserwacji oraz ubezpieczeń.
Wewnętrzny czy zewnętrzny? A może elektroniczny?
Audyt wewnętrzny jest rozwiązaniem prostym i tanim, jednak nie zawsze skutecznym. Audytor, będący pracownikiem firmy umiejscowionym w hierarchii i sieci nieformalnych powiązań, nie zawsze może się zdobyć na wystarczającą dociekliwość i pełny obiektywizm.
Wynajęcie audytora zewnętrznego wiąże się ze znaczącymi kosztami – w zamian otrzymujemy bezstronną analizę i rzeczowe, trudne do zakwestionowania rekomendacje dotyczące możliwych do wprowadzenia zmian.
W przypadku audytu kosztów eksploatacyjnych bardzo skuteczne jest zastosowanie sprzętu telemetrycznego wraz z odpowiednim oprogramowaniem. Pozwala to prowadzić na bieżąco monitoring floty i przedstawiać zebrane pomiary w postaci automatycznie generowanych raportów.
Dane o faktycznym czasie pracy silnika, jego obrotach, poziomie paliwa, masie ładunku, użyciu retardera czy liczbie przejechanych kilometrów są doskonałym źródłem informacji. Na ich podstawie możemy określić m.in.:
- styl jazdy konkretnego kierowcy przekładający się na zużycie paliwa i pojazdu (opon, klocków hamulcowych); liczbę mandatów, stwarzanie zagrożeń na drodze,
- poziom faktycznego zużycia materiałów eksploatacyjnych i podzespołów, co pozwala skutecznie planować konserwacje, remonty i zapasy magazynowe,
- skutecznie wychwycić zaniedbania i naruszenia przepisów przez kierowców.
Wiedza pozyskana dzięki audytowi jest warunkiem koniecznym skutecznej optymalizacji.